5 ventajas de usar Gmail para el correo electrónico empresarial en tu propio dominio
Las empresas dejan su huella en el mundo al dar a conocer su marca a los clientes. No es diferente en el caso de los correos electrónicos, donde pueden servir como extensiones de sus respectivos dominios. Los servicios comerciales de correo electrónico, como Yahoo Mail y Gmail, son dos de los servicios más populares utilizados por las personas en la actualidad.
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Solo Gmail actualmente tiene más de mil millones de usuarios en todo el mundo. Estaré discutiendo extensamente los beneficios de poder usar la versión comercial como parte de su empresa, junto con un nombre de dominio exclusivo.
Beneficios de usar Gmail/G Suite
Te voy a dar la baja y sucia de servidores web y correo electrónico.
Muchos servicios de alojamiento web en el mundo brindan a los empresarios la opción de crear una dirección de correo electrónico a través de ellos.
Mi problema con los servicios proporcionados por los servidores web es que se ejecutan en un software obsoleto, como PHP 5.6, que se usó desde 2014 (ha habido muchos cambios desde entonces).
Los servidores web también tienden a subir los precios, lo que me hizo detenerme. Es una de las razones por las que los servicios de correo electrónico de terceros como Gmail, Edison Mail, Hop, Spark y Mailbird prevalecen en la actualidad.
1. Propiedad del correo electrónico y marca
¿Cómo se obtiene un correo electrónico comercial gratis? En realidad, es simple: mis muchachos y yo nos registramos en Gmail y pudimos obtener las ventajas que conlleva registrarse a través del servicio. Sin embargo, deberá tener en cuenta que hay límites para cualquier cosa gratis.
Cuando las personas se registran en Gmail, obtienen una dirección de correo electrónico de propiedad privada, lo que podría presentar problemas potenciales más adelante.
Decidí resolver este problema en particular con G Suite, ya que me brindaba un grado razonable de control sobre mi negocio. G Suite brinda a los propietarios de negocios como tú y yo la capacidad de retener el control administrativo si alguien dentro de la empresa se va.
Podrá cambiar su contraseña inmediatamente después de su salida. Si un cliente intenta comunicarse con usted, tendrá un marco de referencia para trabajar basado en la correspondencia por correo electrónico entre sus empleados y los clientes. También es una buena práctica mantener los correos electrónicos personales y comerciales completamente separados entre sí.
Tener un dominio exclusivo vinculado a mi negocio ayudó a desarrollar mi marca para personas que no me conocen. Esta marca inspiró confianza entre mis clientes y yo y me permitió volver a hacer negocios con ellos cada vez que necesitaran los servicios de mi organización. También hace que los prospectos sientan curiosidad y quieran aprender más sobre mi empresa.
2. Direcciones de correo electrónico grupales y migración de correo electrónico
Cuando se registre en Gmail, se le otorgará la extensión gmail.com como parte de la adición de su correo electrónico. Puede estar bien y elegante, pero usar solo las funciones gratuitas que acompañan al nombre de Gmail grita una falta de propiedad y falta de profesionalismo. Puede configurar correos electrónicos individuales para enrutarlos a otros sistemas de servicio al cliente, como Salesforce o Zendesk.
G Suite también facilita la migración de datos de correo electrónico desde sus servidores web antiguos a G Suite. Incluso un sistema de correo electrónico completamente diferente, como Yahoo Mail, puede migrar a él.
3. Uso compartido de documentos y funciones de colaboración
Google Docs es el programa de referencia para la administración y productividad de documentos uniformes. En el caso de compartir documentos, esto facilitó que mis muchachos colaboraran y compartieran información a través de G Suite y yo. Mis empleados pudieron acceder a los documentos en cualquier lugar donde haya conexión a Internet.
También pude mantener el control sobre con qué iteración del documento estaban trabajando y eliminar o agregar colaboradores fácilmente. ¿La mejor parte de esto? Varios usuarios pueden acceder y editar el mismo documento a la vez.
G Suite también nos facilitó a mi equipo y a mí la colaboración en otras aplicaciones. Compartir eventos de calendario, videoconferencias y muchas otras funciones mantienen mi negocio en marcha.
4. Propiedad de archivos y almacenamiento confiable
A través de G Suite, todas las Hojas de cálculo, Documentos y Presentaciones de Google están bajo el control exclusivo de mi empresa. Google Drive es más o menos una solución de copia de seguridad en la nube alternativa a Dropbox. Implementé una política en la que ordené a mi equipo que hiciera una copia de seguridad de sus archivos en Google Drive. Lo que encontré es que mejoró significativamente la comunicación y el flujo de trabajo en todos los ámbitos.
Google Drive reduce la necesidad de comprar almacenamiento en un disco duro externo para conservar sus archivos. También elimina la necesidad de administrarlos en el sitio, ya que los datos de su organización se almacenan de manera segura dentro de los límites de la nube.
5. Almacenamiento y seguridad en la nube
La capacidad de almacenamiento en la nube es cada vez más abundante a medida que las empresas hacen la transición del almacenamiento de aplicaciones y datos a través de redes internas a la nube. G Suite duplica efectivamente la cantidad de almacenamiento que los usuarios podrán usar en Google Drive (el valor predeterminado es 15 GB por usuario). Los datos se vuelven más abundantes y ocupan más espacio de almacenamiento, especialmente si en el caso de empresas como la mía que tienen personal, el almacenamiento adicional es una necesidad absoluta.
La seguridad también es primordial para evitar que los archivos sean pirateados o robados. G Suite me proporcionó una capa adicional de protección a través de la verificación en dos pasos. Esta función es necesaria para mantener seguros sus archivos en la nube y si su empresa utiliza Google Drive como estándar de copia de seguridad. Le digo a mi equipo que cada vez que migran datos a la nube, nunca identifican qué parte de los datos confidenciales se está sincronizando.
A través de la consola de administración, puede hacer que sea obligatorio u opcional que su equipo configure la verificación en dos pasos para todos los miembros.
Conclusión
Para terminar, les expliqué cinco beneficios de usar G Suite y asignar un nombre de dominio único que sirva como parte de su marca. G Suite es relativamente económico y viene con una gran cantidad de funciones y servicios que serán beneficiosos para su organización a largo plazo.
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