5 avantages d'utiliser Gmail pour la messagerie professionnelle sur son propre domaine
Les entreprises font leur marque dans le monde en faisant connaître leur marque aux clients. Ce n'est pas différent dans le cas des e-mails, où ils peuvent servir d'extensions de leurs domaines respectifs. Les services de messagerie commerciaux tels que Yahoo Mail et Gmail sont deux des services les plus populaires utilisés par les gens aujourd'hui.
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Gmail à lui seul compte actuellement plus d'un milliard d'utilisateurs dans le monde. Je discuterai longuement des avantages de pouvoir utiliser la version commerciale dans le cadre de votre entreprise, ainsi qu'un nom de domaine exclusif.
Avantages de l'utilisation de Gmail/G Suite
Je vais vous donner le bas et le sale des hébergeurs et des e-mails.
De nombreux services d'hébergement Web dans le monde offrent aux entrepreneurs la possibilité de créer une adresse e-mail par leur intermédiaire.
Mon problème avec les services fournis par les hébergeurs Web est qu'ils fonctionnent sur des logiciels obsolètes tels que PHP 5.6 a été utilisé dès 2014 (il y a eu beaucoup de changements depuis lors).
Les hébergeurs ont également tendance à augmenter les prix, ce qui m'a fait réfléchir. C'est l'une des raisons pour lesquelles les services de messagerie tiers tels que Gmail, Edison Mail, Hop, Spark et Mailbird sont répandus à notre époque.
1. Propriété et image de marque des e-mails
Comment obtenir un email professionnel gratuitement ? C'est très simple : mes gars et moi nous sommes inscrits sur Gmail, et nous avons pu bénéficier des avantages qui accompagnaient l'inscription via le service. Cependant, vous devrez garder à l'esprit qu'il y a des limites à tout ce qui est gratuit.
Lorsque les gens s'inscrivent à Gmail, ils obtiennent une adresse e-mail privée, ce qui peut poser des problèmes potentiels plus tard.
J'ai décidé de résoudre ce problème particulier avec G Suite, car cela me donnait un degré raisonnable de contrôle sur mon entreprise. La suite G offre aux propriétaires d'entreprise comme vous et moi la possibilité de conserver le contrôle administratif en cas de départ d'un membre de l'entreprise.
Vous pourrez changer leur mot de passe immédiatement après leur départ. Si un client tente de communiquer avec vous, vous disposerez d'un cadre de référence basé sur la correspondance par e-mail entre vos employés et les clients. C'est également une bonne pratique de garder les e-mails personnels et professionnels complètement séparés les uns des autres.
Avoir un domaine exclusif lié à mon entreprise a aidé à développer ma marque auprès de personnes qui ne me connaissent pas. Cette image de marque a inspiré la confiance entre mes clients et moi et m'a permis de répéter les affaires avec eux chaque fois qu'ils ont besoin des services de mon organisation. Cela rend également les prospects curieux et veut en savoir plus sur mon entreprise.
2. Adresses e-mail de groupe et migration des e-mails
Lorsque vous vous inscrivez avec Gmail, vous recevrez l'extension gmail.com dans le cadre de votre ajout d'e-mail. C'est peut-être bien et dandy, mais utiliser uniquement les fonctionnalités gratuites qui accompagnent le nom Gmail crie un manque de propriété et un manque de professionnalisme. Vous pouvez configurer des e-mails individuels pour les acheminer vers d'autres systèmes de service client tels que Salesforce ou Zendesk.
G Suite facilite également la migration des données de messagerie de vos anciens hébergeurs Web vers G Suite. Même un système de messagerie complètement différent tel que Yahoo Mail peut migrer vers celui-ci.
3. Partage de documents et fonctions collaboratives
Google Docs est le programme incontournable pour une gestion et une productivité uniformes des documents. Dans le cas du partage de documents, cela a facilité la collaboration entre mes gars et le partage d'informations via G Suite et moi. Mes employés ont pu accéder aux documents partout où il y a une connexion Internet.
J'ai également pu garder le contrôle sur l'itération du document avec lequel ils travaillaient et supprimer ou ajouter facilement des collaborateurs. La meilleure partie de ça? Plusieurs utilisateurs peuvent accéder et modifier le même document en même temps.
G Suite a également permis à mon équipe et à moi de collaborer plus facilement avec d'autres applications. Le partage d'événements de calendrier, la vidéoconférence et de nombreuses autres fonctions permettent à mon entreprise de continuer à fonctionner.
4. Propriété des fichiers et stockage fiable
Grâce à G Suite, tous les Google Sheets, Docs et Slides sont sous le contrôle exclusif de mon entreprise. Google Drive est plus ou moins une solution de sauvegarde cloud alternative à Dropbox. J'ai mis en place une politique dans laquelle j'ai mandaté mon équipe pour sauvegarder leurs fichiers sur Google Drive. Ce que j'ai trouvé, c'est que cela a considérablement amélioré la communication et le flux de travail à tous les niveaux.
Google Drive réduit le besoin d'acheter un stockage sur disque dur externe pour conserver vos fichiers. Cela élimine également le besoin de les gérer sur site, car les données de votre organisation sont stockées en toute sécurité dans les limites du cloud.
5. Stockage et sécurité dans le cloud
La capacité de stockage dans le cloud devient de plus en plus abondante à mesure que les entreprises effectuent la transition du stockage des applications et des données via des réseaux internes vers le cloud. La suite G double effectivement la quantité de stockage que les utilisateurs pourront utiliser sur Google Drive (la valeur par défaut est de 15 Go par utilisateur). Les données deviennent plus abondantes et occupent plus d'espace de stockage, surtout si dans le cas d'entreprises comme la mienne qui ont du personnel, un stockage supplémentaire est une nécessité absolue.
La sécurité est également primordiale pour empêcher les fichiers d'être piratés ou volés. La suite G m'a fourni une couche de protection supplémentaire via la vérification en deux étapes. Cette fonctionnalité est nécessaire pour sécuriser vos fichiers cloud et si votre entreprise utilise Google Drive comme norme de sauvegarde. Je tiens à faire remarquer à mon équipe que chaque fois qu'ils migrent des données dans le cloud, ils n'identifient jamais quelle donnée sensible est synchronisée.
Via la console d'administration, vous pouvez rendre obligatoire ou facultatif pour votre équipe la configuration de la vérification en deux étapes pour tous les membres.
Conclusion
En conclusion, je vous ai expliqué cinq avantages de l'utilisation de G Suite et de l'attribution d'un nom de domaine unique qui fait partie de votre marque. La suite G est relativement peu coûteuse et comprend une multitude de fonctionnalités et de services qui seront bénéfiques à long terme pour votre organisation.
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