कर्मचारी के लिए स्थानांतरण पत्र - प्रारूप, नमूना और उदाहरण
ट्रांसफर लेटर भी एक तरह का बिजनेस लेटर होता है जिसका इस्तेमाल ज्यादातर कर्मचारी को यह बताने के लिए किया जाता है कि उसे एक स्थान से दूसरे स्थान पर या एक विभाग से दूसरे विभाग में स्थानांतरित कर दिया गया है। यह सच है कि मानव संसाधन विभाग के लिए किसी कर्मचारी को स्थानांतरित करना कभी भी आसान काम नहीं होता है क्योंकि उन्हें स्थानांतरित किए जाने के बारे में उचित औचित्य बताना होता है। ज्यादातर मामलों में, यह देखा गया है कि कर्मचारी हमेशा स्थानांतरित होने के लिए तैयार नहीं रहते हैं, खासकर जब कर्मचारी यह देखते हैं कि उन्हें शिफ्टिंग ड्यूटी करनी होगी या जब कर्मचारी को सहकर्मियों के एक नए समूह में खुद को समायोजित करने में कठिनाई होती है।
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फिर से हमेशा ऐसा नहीं होता है कि कर्मचारी स्थानांतरित होने से नफरत करेगा कभी-कभी कर्मचारी एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरण करना भी पसंद कर सकते हैं, खासकर तब जब उस स्थान से ड्यूटी करना उसके लिए सुविधाजनक हो। लेकिन कोई फर्क नहीं पड़ता कि कर्मचारी को स्थानांतरित करना पसंद है या नहीं कभी-कभी मानव संसाधन प्रबंधक के लिए अपने कर्मचारी को एक स्थान से दूसरे स्थान पर या एक विभाग से दूसरे विभाग में स्थानांतरित करना बहुत आवश्यक हो जाता है।
लेकिन ट्रांसफर लेटर लिखना कभी भी आसान काम नहीं होता है और इसे लिखने से पहले आपको ट्रांसफर लेटर का पूरा फॉर्मेट पता होना चाहिए। यही कारण है कि हम एक मानक पत्र प्रारूप और नमूना लेकर आए हैं ताकि आपके लिए यह समझना आसान हो जाए कि कैसे लिखना है और क्या लिखना है।
स्थानांतरण पत्र लिखने का प्रारूप
निम्नलिखित में हम स्थानांतरण पत्र के एक नमूना प्रारूप के साथ आए हैं जिसका उपयोग आप तब कर सकते हैं जब आपको अपने कर्मचारी को स्थानांतरित करने की आवश्यकता हो:
से,
दिनांक: उस दिन की तिथि जब आप पत्र को DD/MM/YYYY प्रारूप में भेजेंगे
करने के लिए,
<Email ID of the employee whom you have transferred>
प्रिय
यह आपको सूचित किया जाता है कि संबंधित विभाग द्वारा आवश्यक होने पर कंपनी ने आपको हमारे मुख्य कार्यालय से शाखा कार्यालय में स्थानांतरित करने का निर्णय लिया है जो स्थित है . इस स्थानांतरण पत्र के साथ, मैं आपसे इसमें शामिल होने का अनुरोध करना चाहूंगा और आपको मिस्टर से मिलने की जरूरत है। उस स्थान पर आपका रिपोर्टिंग मैनेजर कौन होगा।
आपकी ज्वाइनिंग डेट होगी और आपको रिपोर्ट करना है .
इस स्थान पर, कंपनी आपको कैब की सुविधा प्रदान करेगी और सभी परिवहन लागतों की प्रतिपूर्ति करेगी। आपको श्रीमान को रिपोर्ट करने की आवश्यकता है। आपके शामिल होने के पहले दिन। किसी भी तरह की परेशानी होने पर आप उनके नंबर पर संपर्क कर सकते हैं .
हम आपके नए कार्यस्थल पर आपको शुभकामनाएं देते हैं और हम आशा करते हैं कि आप अपनी नई यात्रा में जिस तरह का प्रदर्शन कर रहे हैं, उसी तरह से करते रहेंगे।
सादर,
स्थानांतरण पत्र लिखते समय याद रखने वाली आवश्यक बातें
आमतौर पर, स्थानांतरण पत्र का उपयोग ज्यादातर आधिकारिक और व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए किया जाता है। इसलिए, हम कुछ आवश्यक दिशा-निर्देश लेकर आए हैं जो आपको एक प्रभावी स्थानांतरण पत्र लिखने में मदद करेंगे:
- राइट टोन का उपयोग: ट्रांसफर लेटर भी एक तरह का प्रोफेशनल लेटर होता है और इसलिए ट्रांसफर लेटर लिखते समय सही टोन बनाए रखना बहुत जरूरी होता है। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि पत्र औपचारिक हो और आपको हमेशा अपना संदेश उचित तरीके से देने का प्रयास करना चाहिए।
- लघु और संक्षिप्त: आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि स्थानांतरण पत्र छोटा और संक्षिप्त हो। पत्र सीधा होना चाहिए और हर संदेश बिंदु तक होना चाहिए। आपको हमेशा एक ही पृष्ठ के भीतर स्थानांतरण पत्र को पूरा करने का प्रयास करना चाहिए।
- स्थानांतरण के सभी विवरणों को स्पष्ट रूप से सूचित करें: यह स्पष्ट रूप से उल्लेख करना भी बहुत महत्वपूर्ण है कि व्यक्ति का तबादला हो गया है। उस स्थान का उल्लेख करना न भूलें जहां व्यक्ति को स्थानांतरित किया गया है और जब उसे नए स्थान पर अपने कार्यालय में शामिल होना है। आपको स्पष्ट रूप से उल्लेख करना होगा कि उसे नए स्थान पर किसे रिपोर्ट करना है। यदि संभव हो तो संपर्क विवरण बताएं ताकि नए स्थान पर किसी भी समस्या का सामना करने पर वह सीधे उनसे संपर्क कर सकें।
- नए स्थान पर सुविधाएं: आपको स्पष्ट रूप से उन सभी सुविधाओं के बारे में बताना चाहिए जो कंपनी नए स्थान पर कर्मचारी को प्रदान करने जा रही है। इसके अलावा, आपको उन्हें उन नए कर्तव्यों के बारे में भी बताना चाहिए जो उनसे नए स्थान पर करने की अपेक्षा की जाएगी।
- शुभकामनाएं: अंत में आपको कर्मचारी को शुभकामनाएं देनी चाहिए। आपको कहना होगा कि कंपनी उनसे उसी उत्साह के साथ अपना कर्तव्य जारी रखने की अपेक्षा करेगी, जिस उत्साह से वह अपने पूरे करियर में करते रहे हैं।
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