5 vantaggi dell'utilizzo di Gmail per l'email aziendale sul proprio dominio
Le aziende lasciano il segno nel mondo facendo conoscere il loro marchio ai clienti. Non è diverso nel caso delle e-mail, dove possono fungere da estensioni dei rispettivi domini. I servizi di posta elettronica commerciali come Yahoo Mail e Gmail sono due dei servizi più popolari utilizzati dalle persone oggi.
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Gmail da solo ha attualmente un numero di utenti di oltre 1 miliardo in tutto il mondo. Discuterò a lungo dei vantaggi di poter utilizzare la versione aziendale come parte della tua azienda, insieme a un nome di dominio esclusivo.
Vantaggi dell'utilizzo di Gmail/G Suite
Ti darò il basso e sporco degli host web e della posta elettronica.
Molti servizi di web hosting nel mondo offrono agli imprenditori la possibilità di creare un indirizzo email attraverso di loro.
Il mio problema con i servizi forniti dagli host web è che girano su software obsoleto come PHP 5.6 è stato utilizzato fin dal 2014 (da allora ci sono stati molti cambiamenti).
Anche gli host web tendono ad aumentare i prezzi, il che mi ha fatto riflettere. È uno dei motivi per cui i servizi di posta elettronica di terze parti come Gmail, Edison Mail, Hop, Spark e Mailbird sono prevalenti nell'era odierna.
1. Proprietà e marchio dell'e-mail
Come si ottiene un'e-mail aziendale gratuitamente? In realtà è semplice: io e i miei ragazzi ci siamo registrati a Gmail e siamo stati in grado di ottenere i vantaggi derivanti dall'iscrizione tramite il servizio. Tuttavia, dovrai tenere presente che ci sono dei limiti a qualsiasi cosa gratuita.
Quando le persone si registrano con Gmail, ottengono un indirizzo email di proprietà privata, che potrebbe presentare potenziali problemi in futuro.
Ho deciso di risolvere questo particolare problema con G Suite, poiché mi dava un ragionevole grado di controllo sulla mia attività. G Suite offre agli imprenditori come me e te la possibilità di mantenere il controllo amministrativo se qualcuno all'interno dell'azienda se ne va.
Potrai cambiare la loro password immediatamente alla loro partenza. Se un cliente tenta di comunicare con te, avrai un quadro di riferimento con cui lavorare basato sulla corrispondenza e-mail tra i tuoi dipendenti e i clienti. È anche una buona pratica mantenere le e-mail personali e aziendali completamente separate l'una dall'altra.
Avere un dominio esclusivo legato alla mia attività ha contribuito a far conoscere il mio marchio a persone che non mi conoscono. Questo marchio ha ispirato la fiducia tra me e i miei clienti e mi ha permesso di ripetere l'attività con loro ogni volta che richiedono i servizi della mia organizzazione. Rende anche curiosi i potenziali clienti e vuole saperne di più sulla mia azienda.
2. Indirizzi email di gruppo e migrazione email
Quando ti registri con Gmail, ti verrà assegnata l'estensione gmail.com come parte della tua email aggiunta. Può andare bene e dandy, ma utilizzare solo le funzionalità gratuite che accompagnano il nome Gmail urla una mancanza di proprietà e mancanza di professionalità. Puoi configurare le singole e-mail in modo che vengano indirizzate ad altri sistemi di servizio clienti come Salesforce o Zendesk.
G Suite semplifica inoltre la migrazione dei dati e-mail dai tuoi vecchi host web a G Suite. Anche un sistema di posta elettronica completamente diverso come Yahoo Mail può migrare verso di esso.
3. Condivisione di documenti e funzioni collaborative
Google Docs è il programma ideale per la gestione uniforme dei documenti e la produttività. Nel caso della condivisione di documenti, questo ha reso più facile per i miei ragazzi collaborare e condividere informazioni tramite G Suite e me. I miei dipendenti sono stati in grado di accedere ai documenti ovunque fosse disponibile una connessione Internet.
Sono stato anche in grado di mantenere il controllo su quale iterazione del documento stavano lavorando e rimuovere o aggiungere facilmente collaboratori. La parte migliore di questo? Più utenti possono accedere e modificare lo stesso documento contemporaneamente.
G Suite ha anche reso più facile per me e il mio team collaborare anche su altre app. La condivisione degli eventi del calendario, le videoconferenze e numerose altre funzioni fanno andare avanti la mia attività.
4. Proprietà dei file e archiviazione affidabile
Attraverso G Suite, tutti i fogli, i documenti e le presentazioni Google sono esclusivamente sotto il controllo della mia azienda. Google Drive è più o meno una soluzione di backup su cloud alternativa a Dropbox. Ho implementato una norma in cui ho incaricato il mio team di eseguire il backup dei propri file su Google Drive. Quello che ho scoperto è che ha migliorato significativamente la comunicazione e il flusso di lavoro su tutta la linea.
Google Drive riduce la necessità di acquistare spazio di archiviazione su disco rigido esterno per conservare i tuoi file. Elimina inoltre la necessità di gestirli in loco, poiché i dati della tua organizzazione vengono archiviati in modo sicuro all'interno dei confini del cloud.
5. Archiviazione e sicurezza nel cloud
La capacità di archiviazione nel cloud sta diventando sempre più abbondante man mano che le aziende effettuano la transizione dall'archiviazione di applicazioni e dati tramite reti interne al cloud. G Suite raddoppia efficacemente la quantità di spazio di archiviazione che gli utenti potranno utilizzare su Google Drive (l'impostazione predefinita è 15 GB per utente). I dati diventano più abbondanti e occupano più spazio di archiviazione, soprattutto se nel caso di aziende come la mia che hanno personale, l'archiviazione aggiuntiva è una necessità assoluta.
La sicurezza è anche fondamentale per evitare che i file vengano violati o rubati. G Suite mi ha fornito un ulteriore livello di protezione tramite la verifica in due passaggi. Questa funzione è necessaria per proteggere i tuoi file cloud e se la tua azienda utilizza Google Drive come standard di backup. Faccio notare al mio team che ogni volta che migrano i dati nel cloud, non identificano mai quale parte di dati sensibili viene sincronizzata.
Tramite la console di amministrazione, puoi rendere obbligatoria o facoltativa per il tuo team l'impostazione della verifica in due passaggi per tutti i membri.
Conclusione
In chiusura, ti ho spiegato cinque vantaggi dell'utilizzo di G Suite e dell'assegnazione di un nome di dominio univoco che funge da parte del tuo marchio. G Suite è relativamente poco costoso e viene fornito con una serie di funzionalità e servizi che saranno vantaggiosi per la tua organizzazione a lungo termine.
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