在自己的域上使用 Gmail 发送企业电子邮件的 5 大好处
企业通过让客户了解他们的品牌来在世界上留下自己的印记。 电子邮件也不例外,它们可以作为各自域的扩展。 Yahoo Mail 和 Gmail 等商业电子邮件服务是当今人们使用的两种最流行的服务。
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目前仅 Gmail 一项就在全球拥有超过 1 亿用户。 我将详细讨论能够将商业版本作为贵公司的一部分以及专有域名使用的好处。
使用 Gmail/G Suite 的好处
我将向您介绍 Web 主机和电子邮件的不足之处。
世界上许多网络托管服务都为企业家提供了通过它们创建电子邮件地址的选项。
我对网络主机提供的服务的问题是,它们运行在过时的软件上,例如早在 5.6 年就使用了 PHP 2014(此后发生了很多变化)。
虚拟主机也倾向于提高价格,这让我犹豫了一下。 这也是 Gmail、Edison Mail、Hop、Spark 和 Mailbird 等第三方电子邮件服务在当今时代盛行的原因之一。
1. 电子邮件所有权和品牌
您如何免费获得企业电子邮件? 这真的很简单:我和我的同事们注册了 Gmail,我们能够获得通过该服务注册时带来的好处。 但是,您需要记住,任何免费的东西都是有限制的。
当人们使用 Gmail 注册时,他们会得到一个私人拥有的电子邮件地址,这可能会进一步引发潜在问题。
我决定用 G Suite 解决这个特殊问题,因为它让我对我的业务有一定程度的控制。 G Suite 为像我和你这样的企业主提供了在公司内部有人离职时保留管理控制权的能力。
您可以在他们离开后立即更改他们的密码。 如果客户试图与您沟通,您将有一个参考框架,可以根据您的员工和客户之间的电子邮件通信来使用。 将个人电子邮件和企业电子邮件完全分开也是一种很好的做法。
拥有与我的业务相关联的专属域名有助于将我的品牌推广给不认识我的人。 这个品牌激发了我和我的客户之间的信任,并使我能够在他们需要我组织的服务时随时与他们重复业务。 这也让潜在客户感到好奇,并希望更多地了解我的公司。
2.群组电子邮件地址和电子邮件迁移
当您注册 Gmail 时,您将获得 gmail.com 扩展名作为您添加电子邮件的一部分。 它可能很好而且花花公子,但只使用 Gmail 名称附带的免费功能会让人感到缺乏主人翁精神和专业精神。 您可以配置单独的电子邮件以路由到其他客户服务系统,例如 Salesforce 或 Zendesk。
G Suite 还可以更轻松地将电子邮件数据从旧的网络主机迁移到 G Suite。 即使是完全不同的电子邮件系统(例如 Yahoo Mail)也可以迁移到它。
3.文档共享与协同功能
Google Docs 是统一文档管理和生产力的首选程序。 在文档共享的情况下,这让我的同事们更容易通过 G Suite 和我进行协作和共享信息。 我的员工能够在任何有互联网连接的地方访问文档。
我还能够保留对他们正在处理的文档迭代的控制权,并轻松删除或添加协作者。 这个当中最好的部分? 多个用户可以同时访问和编辑同一个文档。
G Suite 还让我和我的团队更轻松地跨其他应用程序进行协作。 共享日历事件、视频会议和许多其他功能让我的业务继续进行。
4. 文件所有权和可靠存储
通过 G Suite,所有 Google 表格、文档和幻灯片都完全在我公司的控制之下。 Google Drive 或多或少是 Dropbox 的替代云备份解决方案。 我实施了一项政策,要求我的团队将他们的文件备份到 Google 云端硬盘。 我发现它显着改善了全面的沟通和工作流程。
Google 云端硬盘减少了购买外部硬盘存储空间来保留文件的需要。 它还消除了在现场管理它们的需要,因为您组织的数据安全地存储在云的范围内。
5.云存储与安全
随着企业从通过内部网络存储应用程序和数据过渡到云端,云存储能力变得越来越丰富。 G Suite 有效地将用户可以在 Google Drive 上使用的存储量增加了一倍(默认为每个用户 15GB)。 数据变得越来越丰富,占用的存储空间也越来越大,尤其是像我这样有员工的企业,额外的存储空间是绝对必要的。
安全对于防止文件被黑客攻击或被盗也至关重要。 G Suite 通过两步验证为我提供了额外的保护层。 如果您的公司使用 Google Drive 作为备份标准,此功能对于确保您的云文件安全是必需的。 我向我的团队强调,每当他们将数据迁移到云中时,他们永远不会确定哪些敏感数据正在同步。
通过管理控制台,您可以让您的团队强制或可选地为所有成员设置两步验证。
结论
最后,我向您解释了使用 G Suite 并分配一个作为您品牌一部分的唯一域名的五个好处。 G Suite 的价格相对便宜,并附带许多从长远来看对您的组织有益的功能和服务。
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