在自己的域上使用 Gmail 發送企業電子郵件的 5 大好處
企業通過讓客戶了解他們的品牌來在世界上留下自己的印記。 電子郵件也不例外,它們可以作為各自域的擴展。 Yahoo Mail 和 Gmail 等商業電子郵件服務是當今人們使用的兩種最流行的服務。
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目前僅 Gmail 一項就在全球擁有超過 1 億用戶。 我將詳細討論能夠將商業版本作為貴公司的一部分以及專有域名使用的好處。
使用 Gmail/G Suite 的好處
我將向您介紹 Web 主機和電子郵件的不足之處。
世界上許多網絡託管服務都為企業家提供了通過它們創建電子郵件地址的選項。
我對網絡主機提供的服務的問題是,它們運行在過時的軟件上,例如早在 5.6 年就使用了 PHP 2014(此後發生了很多變化)。
虛擬主機也傾向於提高價格,這讓我猶豫了一下。 這也是 Gmail、Edison Mail、Hop、Spark 和 Mailbird 等第三方電子郵件服務在當今時代盛行的原因之一。
1. 電子郵件所有權和品牌
您如何免費獲得企業電子郵件? 這真的很簡單:我和我的同事們註冊了 Gmail,我們能夠獲得通過該服務註冊時帶來的好處。 但是,您需要記住,任何免費的東西都是有限制的。
當人們使用 Gmail 註冊時,他們會得到一個私人擁有的電子郵件地址,這可能會進一步引發潛在問題。
我決定用 G Suite 解決這個特殊問題,因為它讓我對我的業務有一定程度的控制。 G Suite 為像我和你這樣的企業主提供了在公司內部有人離職時保留管理控制權的能力。
您可以在他們離開後立即更改他們的密碼。 如果客戶試圖與您溝通,您將有一個參考框架,可以根據您的員工和客戶之間的電子郵件通信來使用。 將個人電子郵件和企業電子郵件完全分開也是一種很好的做法。
擁有與我的業務相關聯的專屬域名有助於將我的品牌推廣給不認識我的人。 這個品牌激發了我和我的客戶之間的信任,並使我能夠在他們需要我組織的服務時隨時與他們重複業務。 這也讓潛在客戶感到好奇,並希望更多地了解我的公司。
2.群組電子郵件地址和電子郵件遷移
當您註冊 Gmail 時,您將獲得 gmail.com 擴展名作為電子郵件添加的一部分。 它可能很好而且花花公子,但僅使用 Gmail 名稱附帶的免費功能會讓人感到缺乏主人翁精神和專業精神。 您可以配置單獨的電子郵件以路由到其他客戶服務系統,例如 Salesforce 或 Zendesk。
G Suite 還可以更輕鬆地將電子郵件數據從舊的網絡主機遷移到 G Suite。 即使是完全不同的電子郵件系統(例如 Yahoo Mail)也可以遷移到它。
3.文檔共享與協同功能
Google Docs 是統一文檔管理和生產力的首選程序。 在文檔共享的情況下,這讓我的同事們更容易通過 G Suite 和我進行協作和共享信息。 我的員工能夠在任何有互聯網連接的地方訪問文檔。
我還能夠保留對他們正在處理的文檔迭代的控制權,並輕鬆刪除或添加協作者。 這個當中最好的部分? 多個用戶可以同時訪問和編輯同一個文檔。
G Suite 還讓我和我的團隊更輕鬆地跨其他應用程序進行協作。 共享日曆事件、視頻會議和許多其他功能讓我的業務繼續進行。
4. 文件所有權和可靠存儲
通過 G Suite,所有 Google 表格、文檔和幻燈片都完全在我公司的控制之下。 Google Drive 或多或少是 Dropbox 的替代云備份解決方案。 我實施了一項政策,要求我的團隊將他們的文件備份到 Google 雲端硬盤。 我發現它顯著改善了全面的溝通和工作流程。
Google 雲端硬盤減少了購買外部硬盤存儲空間來保留文件的需要。 它還消除了在現場管理它們的需要,因為您組織的數據安全地存儲在雲的範圍內。
5.雲存儲與安全
隨著企業從通過內部網絡存儲應用程序和數據過渡到雲端,雲存儲能力變得越來越豐富。 G Suite 有效地將用戶可以在 Google Drive 上使用的存儲量增加了一倍(默認為每個用戶 15GB)。 數據變得越來越豐富,佔用的存儲空間也越來越大,尤其是像我這樣有員工的企業,額外的存儲空間是絕對必要的。
安全對於防止文件被黑客攻擊或被盜也至關重要。 G Suite 通過兩步驗證為我提供了額外的保護層。 如果您的公司使用 Google Drive 作為備份標準,此功能對於確保您的雲文件安全是必需的。 我向我的團隊強調,每當他們將數據遷移到雲中時,他們永遠不會確定哪些敏感數據正在同步。
通過管理控制台,您可以讓您的團隊強製或可選地為所有成員設置兩步驗證。
結論
最後,我向您解釋了使用 G Suite 並分配一個作為您品牌一部分的唯一域名的五個好處。 G Suite 的價格相對便宜,並附帶許多從長遠來看對您的組織有益的功能和服務。
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