Die 4 wichtigsten Vorteile der Verwendung von Online-Datenraumsoftware

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Sind Sie ein Unternehmer, der eine Fernbedienung Ihres Unternehmens sucht? Erstens benötigen Sie ein hochwertiges, zuverlässiges und multifunktionales Produkt. Genau das ist Data Room Software. VDRs sind Online-Speicher, Dateifreigabe und Platz für die Arbeit mit Dokumenten, ähnlich wie .loud Storage, eine vereinfachte Version, die für den durchschnittlichen Benutzer verfügbar ist.

Im Gegensatz zur Cloud-Speicherung ist Online-Datenraumsoftware hauptsächlich für das Geschäft gedacht, Sie können wichtige Dokumente hochladen und den Benutzern verschiedene Zugriffsebenen öffnen. Darüber hinaus werden alle im Speicherplatz verwendeten Dokumente automatisch mit unsichtbaren Markierungen gekennzeichnet, was es im Falle eines Lecks ermöglicht, eine Untersuchung durchzuführen und festzustellen, wer sie kompromittiert hat.

Es gibt mehrere Vorteile, die es Ihnen ermöglichen, sich für virtuelle Datenräume zu entscheiden:

• Hochsicherheitsniveau von Dataroom-anbieter;
• Einfacher Managementprozess;
• Kosteneffizienz;
• VDRs sind die besten im Dokumentenspeicher.

Schauen wir uns jeden Nutzen genauer an.

Hohes Sicherheitsniveau

Ein virtueller Datenraum bietet sicheren Datenaustausch und Speicherung in einer privaten Unternehmenscloud oder innerhalb des Umfangs einer Organisation.

Die meisten Unternehmen können von einem sicheren virtuellen Speicherbereich für sensible Dokumente und Dateien profitieren Bestimmte Arten von Transaktionen erfordern diese Dienste jedoch häufiger als andere.

VDRs empfangen und übertragen auch Daten in Dokumenten, die bestimmte Personen nur öffnen sollten Sobald es geschlossen ist, löscht der Cloud-Dienst es, ohne Spuren zu hinterlassen, wodurch das Risiko verringert wird, dass sensible Verträge abgefangen oder durchgesickert werden Sie können die Datenraumdienste nicht ohne Erlaubnis betreten – es wird nur vom Eigentümer gesendet.

Datenraumverkäufer haben die Voraussetzungen dafür geschaffen, dass VDRs im Extranet leben können, sie werden von einem Dritten gehostet und existieren nur vorübergehend, sie speichern keine Informationen, die gestohlen werden können Nur eingeladene Personen haben Zugriff darauf Dies macht VDRs bei Finanztransaktionen, Akquisitionen, Fusionen und anderen wichtigen Geschäftsentscheidungen unverzichtbar.

Einfacher Managementprozess

Die Nutzung der VDR-Klassen ermöglicht einen einfachen Managementprozess:

• um genau zu wissen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt Zugang zu Informationen hatte und was er damit macht;
• Festlegung und Kontrolle der Rechte zur Nutzung von Dokumenten (einschließlich der zeitlichen Begrenzung des Zugriffs auf Dateien);
• Platzieren Sie Wasserzeichen auf Dokumenten, um deren Kopieren und Verbreitung weiter zu verfolgen;
• Reduzieren Sie die Zahl der Leckage- und Kompromittierungsvorfälle von Unternehmensdaten drastisch.

Sie können Veranstaltungen im Voraus für ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Uhrzeit erstellen und gegebenenfalls angeben, wie oft Sie die Veranstaltung durchführen und ihre Teilnehmer an die Veranstaltung erinnern müssen. Nützlich für Unternehmen, die häufig geplante Treffen abhalten.

Es wird ein automatisierter Prozess der Vereinbarung, Gewährung und des Widerrufs des Zugriffs auf das Speicher- und Dateifreigabesystem aufgebaut. Darüber hinaus ermöglichen Anbieter virtueller Datenräume Benutzern die Durchführung eines Meetings unter Sicherheitsgarantie.

Benutzer können Zugriffsrechte auf Unternehmensdokumente, die Mitarbeiter und externe Auftragnehmer herunterladen, zentral verwalten Diese Lösung ermöglicht Ihnen den Widerruf von Zugriffsrechten, einschließlich jener Dateien, die auf die Geräte externer Benutzer heruntergeladen wurden Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Integration mit Unternehmensportalen und Webdiensten.

Kosteneffizienz

Sie sparen erheblich Geld, wenn keine Mittel für das Drucken und Speichern von Dokumenten in Ordnern ausgegeben werden müssen Sie brauchen keine Räumlichkeiten mehr dafür zu mieten oder spezielle Ausrüstung für den Druck zu warten Es entfällt auch die Notwendigkeit von Reisen, Wohnen, und vieles mehr Also auf diesem, kann das Unternehmen erheblich sparen.

VDRs sind die besten im Dokumentenspeicher

Einige Lösungen, wie die Datenraumdienste, erlauben es Ihnen, ein Dokument in einen sicheren Mikrocontainer ähnlich dem AD RMS zu legen und nur einem externen Benutzer das Herunterladen zu ermöglichen Somit ist das Papier nicht nur im Stadium der Lieferung, bis zum Moment der ersten Öffnung (Download), sondern während der gesamten Zeit seines Bestehens geschützt.

Ein VDR verwaltet vertrauliche Dokumente sicher, schränkt Rechte ein und sichert die verschlüsselte Dateispeicherung. Sie können Ihre Dateien auch mit einem Wasserzeichen versehen, sodass niemand sie als seine eigenen annehmen und beanspruchen kann. Wenn Ihnen und Ihrem Unternehmen also Privatsphäre und Sicherheit wichtig sind, ist ein virtueller Datenraum eine Möglichkeit, sich für die gemeinsame Nutzung von Dateien zu entscheiden.

Außerdem haben Sie zeitplanmäßig Zugriff auf einen detaillierten Bericht über die Nutzung von Unternehmensdaten, was praktisch ist.

Die Zukunft elektronischer Datenräume wird von einem Wettbewerb darüber geprägt sein, welcher Dienst die größte Sicherheit und zusätzliche Funktionen bietet. Chat-Funktionen werden beispielsweise häufiger vorkommen, sodass wichtige Meetings nicht auf öffentlichen Plattformen wie Zoom abgehalten werden müssen, die häufig unter Konnektivitätsproblemen leiden und keine Sicherheitsfunktionen haben.