Hauptmerkmale des virtuellen Datenraums 5

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Da immer mehr Unternehmen in die digitale Welt eintreten, konzentrieren sich Dienstleister auf Innovationen, um Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Anbieter von Datenräumen haben zunächst virtuelle Datenräume als sichere Datenspeichereinrichtungen eingeführt, fügten jedoch immer wieder modernste Funktionen hinzu, um VDRs in komplette Geschäftslösungen umzuwandeln.

Heutzutage ist Online-Datenraumsoftware viel mehr als gewöhnliche Datenspeicher, und wir werden einige der besten Funktionen für virtuelle Datenräume für Sie auflisten. Tatsächlich sollten diese Funktionen für Sie Priorität haben, bevor Sie sich für einen Anbieter virtueller Datenräume entscheiden.

Was ist Data Room Software?

Ein elektronischer Datenraum, oder einfach Datenraum, ist im Wesentlichen ein Online-Datenspeicher und ein virtueller Arbeitsraum Unternehmen, Unternehmen, Fachleute, Regierungsbehörden nutzen virtuelle Datenräume zur sicheren Speicherung vertraulicher Geschäftsdaten.

Darüber hinaus begannen Unternehmen, als das Work-from-Home-Mantra die Arbeitspraktiken in Geschäftsbereichen weltweit veränderte, virtuelle Datenräume als digitale Arbeitsräume zu nutzen. Von der Arbeit an gemeinsamen Dokumenten über die Online-Freigabe von Dokumenten bis hin zur Teilnahme an Teambesprechungen verfügen Online-Datenräume über alles, was ein Unternehmen benötigt, um die Zusammenarbeit zwischen seinen Mitarbeitern und externen Stellen sicherzustellen.

5 Hauptmerkmale eines virtuellen Datenraums

Die Funktionen virtueller Datenräume können von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich sein, hier sind jedoch einige relativ standardmäßige Funktionalitäten, die jeder Datenraum haben muss.

1. Dokumentenmanagement

Virtuelle Datenräume machen die Dokumentenverwaltung äußerst bequem, da sie den Datenspeicher- und -freigabeprozess rationalisieren. Benutzer von Datenräumen können Dateien einfach hochladen, darauf zugreifen, bearbeiten, ändern oder teilen. Hier sind einige erwähnenswerte Funktionen, die die Dokumentenverwaltung für Sie reibungsloser machen.

• Drag-n-drop: Genießen Sie die Freiheit, jede Datei hochzuladen, ohne sie aus einem Ordnercluster zu finden. Klicken Sie einfach auf eine Datei, halten Sie sie gedrückt und ziehen Sie sie in den VDR.
• Großer Upload: Mehrere Dateien in einem Rutsch hochladen.
• Etiketten: Markieren oder fügen Sie einem Dokument eine Beschriftung hinzu, um seine Durchsuchbarkeit zu verbessern.
• Textsuche: Suchen Sie Dateien mithilfe von Schlüsselwörtern, Phrasen oder Dateinamen.
• Unterstützt mehrere Dateiformate: High-End-Anbieter von virtuellen Datenräumen ermöglichen das Hochladen von Dateien in verschiedenen Formaten. Laden Sie unbedingt so viele Dateiformate hoch, wie Sie benötigen.
• E-signatur: Unterschreiben Sie jedes Dokument mit der E-Signatur-Funktion, die bei der Abwicklung von Geschäftsabschlüssen auf VDRs sehr praktisch ist, da autorisiertes Personal Dokumente online unterzeichnen kann.

2. Benutzererfahrung

Heutige virtuelle Datenraumdienste konzentrieren sich auf die Verbesserung der Benutzererfahrung, indem sie Kunden auf alle möglichen Arten unterstützen. Verschiedene VDRs nutzen die bestmöglichen Benutzererfahrungspraktiken, um die Dinge einfacher und bequemer zu gestalten. Schauen Sie sich diese Funktionen an:

• Dokumentenbetrachter: VDR-Dokumentenbetrachter achtet darauf, dass Sie keine andere App verwenden müssen, um Dokumente im VDR anzuzeigen.
• Unterstützt mehrere Betriebssysteme: Moderne Datenraumsoftware unterstützt alle gängigen Betriebssysteme, einschließlich Windows, Mac, Linux, iOS und Android.
• Mehrsprachiges Format: Da VDR-Anbieter weltweit tätig sind, bieten sie Produkte in verschiedenen Sprachen an. Die meisten Datenräume sind in mehr als 10-15 Sprachen verfügbar.

3. Sicherheit

Datenschutz ist das Kernziel jedes elektronischen Datenraums, und dafür ist es wichtig, einen zertifizierten Dienstleister zu wählen, der die globalen Datensicherheitsstandards einhält. Hier sind einige bemerkenswerte Sicherheitsmerkmale in VDRs:

• Zweistufige Überprüfung: Ein Benutzer muss zwei Schritte durchlaufen, um seine Identität zu überprüfen. VDRs verlangen oft, dass Benutzer dies durch Codes überprüfen, die an ihre E-Mail-Adresse oder ihr Mobiltelefon gesendet werden.
• Dokumentenzugriffskontrolle: Ein Benutzer kann jedes Dokument oder einen Teil des Dokuments widerrufen oder Zugriff darauf gewähren.
• Datenverschlüsselung: Benutzer können eine Datei verschlüsselt senden, nur um sie zu dekodieren.
• Digitale Wasserzeichen: Digitales Wasserzeichen ist eine großartige Möglichkeit, Urheberrechtsfragen zu klären. Mithilfe von Wasserzeichen ist es einfach, den ursprünglichen Ersteller einer Datei zu ermitteln.
• Nur-Ansicht-Modus: Wenn Sie nicht möchten, dass jemand ein Dokument herunterlädt, bearbeitet oder ausdruckt, können Sie nur die Ansicht aktivieren”.
• Fernspülung: Die Datenraumverwaltung kann ein Gerät (und die darin enthaltenen VDR-bezogenen Inhalte) jederzeit entfernen, dies hilft, Datenlecks zu vermeiden, wenn ein Gerät gestohlen wird oder verloren geht.

4. Tracking und Berichterstattung

Den Überblick über alle Aktivitäten im Datenraum zu behalten, ist sicherlich eines der besten Dinge an virtuellen Datenräumen. Die Datenraumverwaltung kann überwachen, wer sich wann und welches Dokument er angesehen hat oder wie viel Zeit ein Benutzer im Datenraum verbracht hat. Abgesehen davon verfügen viele VDRs über eine Bildschirmaufzeichnungsfunktion, die bei der Aufzeichnung von Kommunikation, Besprechungen usw. während einer Geschäftstransaktion sehr praktisch ist.

5. Tools für die Zusammenarbeit

Unternehmen können Online-Datenraumsoftware als virtuellen Arbeitsraum nutzen. Benutzer von Datenräumen können beispielsweise an gemeinsam genutzten Dokumenten arbeiten und alle in der Datei vorgenommenen Änderungen werden allen Mitwirkenden mitgeteilt.

Moderne VDRs bieten Audio- und Videokonferenztools, die Unternehmen bei der Organisation von Online-Meetings helfen. Darüber hinaus sind Gruppenchats und Einzel-Live-Chats weitere nützliche Tools für die Zusammenarbeit in virtuellen Datenräumen. Die sichere Zusammenarbeit macht virtuelle Datenräume zu einer bevorzugten Wahl für moderne Unternehmen.

Abschiedsgedanken

Wenn es um Datenspeicherung und Zusammenarbeit geht, verfügen moderne virtuelle Datenräume über alle grundlegenden bis erweiterten Funktionen, die sie zu einem wünschenswerten Vorteil für jedes Unternehmen machen. Darüber hinaus sind sie eine benutzerfreundliche und kostensparende Option. Am wichtigsten ist, dass ein VDR Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihre Geschäftsdaten gibt.

Wenn Sie erwägen, einen virtuellen Datenraum für Ihr Unternehmen zu nutzen, führen Sie Ihren Datenraumvergleich durch, überprüfen Sie den Funktionsumfang und Preise für virtuelle Datenräumeund entscheiden Sie sich für eine optimale Datenspeicherlösung.