Best practice: proteggere i tuoi segreti commerciali nella virtual data room di M & A

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Chi si occupa di affari di M & A, di regola, si abitua rapidamente a grandi quantità di dati che devono essere rivisti Gigabyte di documenti sono sottoposti ad analisi scrupolose sistematiche Solo un decennio fa, il processo di transazione è stato preceduto da un “cult trip” degli avvocati dell’acquirente all’ufficio del venditore per familiarizzare con tutti i file necessari nella procedura di due diligence in una stanza separata Le tecnologie hanno permesso di accelerare il lavoro a causa dello scambio di versioni elettroniche di documenti (la presenza di originali deve ancora essere controllata, ma questo è già più semplice) Questo può essere fatto inviando i file richiesti via e-mail o attraverso l’archiviazione cloud come Google Drive, iCloud o Dropbox Il problema con entrambe le opzioni è la sicurezza È pericoloso condividere documenti importanti semplicemente via e-mail o lanciando un link a Dropbox’In questo post, daremo un’occhiata a una tecnologia utile che affronta queste sfide Si tratta di sale dati virtuali.

Cos’è il VDR?

La Virtual Data Room (VDR) è un sistema basato sul web (archiviazione su Internet) altamente sicuro in cui documenti e informazioni segreti e riservati possono essere archiviati e distribuiti tra clienti e terze parti al fine di eseguire una due diligence più rapida ed efficiente Questi sistemi sono comunemente utilizzati durante fusioni e acquisizioni, transazioni e operazioni complesse, fallimento, riorganizzazione e prestiti Commercialisti, avvocati, manager, agenzie governative, banche, istituti finanziari, acquirenti e venditori possono inserire informazioni nel VDR.

Perché hai bisogno di un VDR?

Ci sono molte situazioni che la tua azienda ha bisogno di condividere informazioni riservate con vari partner Qualunque cosa tu stia pianificando transazioni M & A, organizzazione di comunicazioni per il consiglio di amministrazione, raccolta di investimenti in un fondo privato, sviluppo di nuovi farmaci o qualsiasi altra cosa Il software della data room ti aiuterà a risolvere il problema nel modo più professionale ed economico In qualsiasi settore e per qualsiasi problema aziendale, c’è sempre una soluzione adatta.

Le sale dati virtuali utilizzano una serie di cose molto semplici per aiutare la tua azienda a diventare più veloce, più sicura e più competitiva:

• I VDR utilizzano le più moderne tecnologie di sicurezza Puoi essere sicuro della riservatezza delle tue informazioni se sono archiviate in una data room sicura.
• L’interfaccia software è uno dei punti di forza chiave delle migliori sale dati Gli utenti e i loro partner non hanno bisogno di una formazione speciale (uno) dopo che è possibile iniziare a lavorare con la sala dati virtuale in 5 minuti familiarizzando con una guida passo passo.
• Soddisfare le tue esigenze La deal room virtuale è una soluzione flessibile e personalizzabile che può essere integrata con altre applicazioni aziendali Puoi facilmente implementare i tuoi desideri nella soluzione poiché la maggior parte dei fornitori di data room virtuali sono interessati a migliorare i loro prodotti principali.

Servizi Data Room per transazioni M&A

Fusioni e acquisizioni (M & A) è l’uso più comune del software di data room online Questi repository forniscono un luogo per la due diligence richiesta durante il completamento di una transazione Questi accordi commerciali coinvolgono un gran numero di documenti, molti dei quali sono confidenziali e contengono informazioni segrete L’implementazione di VDR è un mezzo sicuro e affidabile per tutte le parti interessate per caricare, visualizzare e condividere documenti durante le trattative.

Ci sono due gruppi di due diligence della data room virtuale sul mercato Il 1° gruppo può includere le tre più famose deal room virtuali: RR Donnelley, Merrill Datasite e Intralink Tutte e tre le aziende hanno una vasta esperienza nel campo delle M & A, e le soluzioni che offrono sono ricche di funzionalità senza compromettere la sicurezza Ti danno anche l’opportunità di scaricare e archiviare grandi quantità di dati Il prezzo per i loro servizi è piuttosto alto, poiché è formato su base per pagina e addebiti per utenti aggiuntivi Il 2° gruppo comprende i migliori fornitori di data room come SecureDocs, V-Rooms e Ansarada Questi sistemi sono più user-friendly e relativamente economici.

Va notato a parte quanto sopra, non ci sono differenze specifiche Entrambi i gruppi sono uniti dalla priorità della sicurezza delle informazioni Ad esempio, tutti sono conformi allo standard “gold per le transazioni finanziarie elettroniche SSL 25-bit encryption 6 e richiedono l’autenticazione multifattore Alcuni VDR moderni includono anche un processo di annullamento per il documento in visualizzazione, che consente al proprietario di revocare l’accesso in qualsiasi momento, anche se un altro utente ha scaricato il documento Inoltre, ci sono filigrane dinamiche, che possono essere installate e riflesse su ogni file caricato nella data room elettronica Questi segni possono salvare informazioni sulla data di download, il titolo del progetto, e anche il nome e l’indirizzo IP della persona che ha scaricato il file.