Come scegliere il giusto servizio di data room virtuale per la tua azienda

Molti eccellenti pezzi di tecnologia sono in aumento poiché le esigenze delle aziende stanno aumentando Insieme a molte altre, le sale dati virtuali stanno rapidamente guadagnando popolarità in Europa e in altre regioni.

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Se non hai sentito parlare di sale dati virtuali, sono spazi online incredibilmente sicuri e le aziende li utilizzano per una varietà di scopi. Ma la sfida è scegliere il provider VDR più adatto alla tua organizzazione.

Qui puoi leggere il processo semplificato di confronto delle sale dati.

Identifica le tue esigenze

Invece di tuffarti direttamente nei provider e nelle recensioni VDR, devi fare un passo indietro per analizzare la tua situazione Devi capire come una data room può essere adatta alle tue esigenze e quali caratteristiche la tua attività richiede di più Non solo, ma dovresti anche dare un’occhiata in giro e vedere quanti membri del tuo team sono esperti di tecnologia.

Questo processo serve ad aiutarvi a identificare le vostre esigenze, che potrebbero essere

• La dimensione dello spazio di archiviazione di cui hai bisogno.
• Il tuo budget.
• Se optare per un’interfaccia estremamente user-friendly o meno.
• Il numero di persone che accederanno alla stanza.
• Gli scopi che serviranno alla data room.

Elenca le funzionalità richieste

Mentre stavi identificando le tue esigenze, il tuo team probabilmente ti ha aiutato a capire le funzionalità che la tua data room dovrebbe idealmente dover essere più utile.

È necessario tenere a mente tali esigenze e fare un elenco di funzionalità che la vostra azienda ideale di virtual data room deve fornire Anche se ce ne sono molte, ecco alcune funzionalità che si dovrebbe cercare:

• Sicurezza
• Assistenza clienti
• Impostazioni autorizzazioni
• Gestione file
• Registri di controllo

Stabilire un Budget

Sebbene le data room virtuali possano aiutarti a ridurre le spese nella tua azienda, i loro prezzi variano notevolmente. Ecco perché devi elaborare un budget approssimativo in anticipo per restringere la ricerca.

Molti fattori incidono sui prezzi, alcuni dei quali sono

• La dimensione di stoccaggio

Se hai progetti di piccole dimensioni, allora il prezzo non dovrebbe essere un problema Ma se il tuo team richiede spazio significativo, allora le spese basate sul numero di gigabyte potrebbero non essere l’opzione più adatta a causa delle sue tariffe elevate.

• Numero totale di membri

Il numero totale di membri influisce profondamente sui prezzi anche con alcuni fornitori Ecco perché potresti pensare attentamente al numero esatto di utenti che devono accedere alla stanza.

Prendilo per un test drive

Non importa quante persone lo consigliano o quante recensioni positive possa avere un particolare fornitore, devi provarlo tu stesso per scoprire se è la soluzione perfetta per il tuo progetto.

Ecco perché dovresti approfittare delle prove gratuite che offrono molti dei fornitori Mentre lavori con il prodotto di prova, devi controllare correttamente l’interfaccia utente per assicurarti che il tuo team non abbia problemi, tra le altre cose.

Tieni presente che un fornitore di data room virtuale che offre la prova gratuita sarebbe generalmente migliore di un’azienda che non fornisce questo servizio.