Principali 5 funzionalità della data room virtuale

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Man mano che sempre più aziende si uniscono al mondo digitale, i fornitori di servizi si concentrano sulle innovazioni per creare vantaggi competitivi I fornitori di data room hanno inizialmente lanciato le sale dati virtuali come strutture di archiviazione dati sicure, ma hanno continuato ad aggiungere funzionalità all’avanguardia per trasformare i VDR in soluzioni aziendali complete.

Oggi, il software online per data room è molto più dei normali repository di dati e elencheremo alcune delle migliori funzionalità di data room virtuale per te In effetti, queste funzionalità dovrebbero essere la tua priorità prima di scegliere un fornitore di data room virtuale.

Che cosa è il software della data room?

Una data room elettronica, o semplicemente data room, è essenzialmente un archivio di dati online e uno spazio di lavoro virtuale Le aziende, le aziende, i professionisti, le agenzie governative utilizzano le data room virtuali per archiviare in modo sicuro i dati aziendali riservati.

Inoltre, poiché il mantra del lavoro da casa ha cambiato le pratiche di lavoro nelle arene aziendali a livello globale, le organizzazioni hanno iniziato a utilizzare le data room virtuali come spazi di lavoro digitali, dal lavoro su documenti condivisi alla condivisione di documenti online alla partecipazione a riunioni di team, le data room online hanno tutto ciò di cui un’azienda ha bisogno per garantire la collaborazione tra i propri dipendenti e gli enti esterni.

5 caratteristiche principali di una data room virtuale

Le funzionalità della data room virtuale possono variare da fornitore a fornitore, ma ecco alcune funzionalità relativamente standard che ogni data room deve avere.

1. Gestione dei documenti

Le data room virtuali rendono la gestione dei documenti molto comoda poiché semplificano il processo di archiviazione e condivisione dei dati Gli utenti della data room possono facilmente caricare, accedere, modificare, modificare o condividere file Ecco alcune funzionalità che meritano di essere menzionate che rendono la gestione dei documenti più fluida per te.

• Trascina-n-goccia: goditi la libertà di caricare qualsiasi file senza individuarlo da un cluster di cartelle Basta fare clic su un file, tenerlo premuto e trascinarlo nel VDR.
• Caricamento in blocco: carica più file in una volta sola.
• Etichette: tagga o aggiungi un’etichetta a qualsiasi documento per migliorarne la ricercabilità.
• Ricerca testo: cerca file con l’aiuto di parole chiave, frasi o nomi di file.
• Supporta più formati di file: I provider di data room virtuali di fascia alta consentono di caricare file in diversi formati Assicurati di caricare tutti i formati di file di cui hai bisogno.
• Firma elettronica: firma qualsiasi documento con la funzione firma elettronica, che è molto utile nella gestione degli affari sui VDR poiché il personale autorizzato può firmare i documenti online.

2. esperienza utente

I servizi di data room virtuale attuali si concentrano sul miglioramento dell’esperienza utente facilitando i clienti in tutti i modi possibili, VDR diversi sfruttano le migliori pratiche possibili di user experience per rendere le cose semplici e più convenienti Dai un’occhiata a queste funzionalità:

• Visualizzatore documenti: VDR visualizzatore di documenti si assicura che non è necessario utilizzare un’altra app per visualizzare i documenti in VDR.
• Supportare più sistemi operativi: il moderno software per data room supporta tutti i principali sistemi operativi, inclusi Windows, Mac, Linux, iOS e Android.
• Formato multilingue: poiché i fornitori di VDR servono a livello globale, offrono prodotti in diverse lingue La maggior parte delle sale dati sono disponibili in più di 10-15 lingue.

3. Sicurezza

La protezione dei dati è l’obiettivo principale di qualsiasi data room elettronica e, per questo, è importante scegliere un fornitore di servizi certificato che rispetti gli standard globali di sicurezza dei dati Ecco alcune caratteristiche di sicurezza notevoli nei VDR:

• Verifica in due fasi: Un utente deve passare attraverso due passaggi per verificare la propria identità I VDR spesso richiedono agli utenti di verificare attraverso i codici inviati al proprio indirizzo email o al cellulare.
• Controllo dell’accesso ai documenti: Un utente può revocare o dare accesso a qualsiasi documento o parte del documento.
• Crittografia dei dati: Gli utenti possono inviare un file in forma crittografata (EN) Solo il destinatario previsto sarà in grado di decodificarlo.
• Filigrane digitali: La filigrana digitale è un ottimo modo per risolvere i problemi di copyright È facile rintracciare il creatore originale di qualsiasi file con l’aiuto di filigrane.
• Modalità solo visualizzazione: Se non desideri che nessuno scarichi, modifichi o stampi alcun documento, puoi attivare view only”.
• Spurgo remoto: L’amministrazione della data room può rimuovere un dispositivo (e il contenuto relativo a VDR in esso) in qualsiasi momento Questo aiuta a evitare perdite di dati se un dispositivo viene rubato o perso.

4. Monitoraggio e reporting

Tenere traccia di tutte le attività nella data room è sicuramente una delle cose migliori delle data room virtuali L’amministrazione della data room può monitorare chi ha effettuato l’accesso, quando e quale documento ha visualizzato o quanto tempo un utente ha trascorso nella data room, a parte questo, molti VDR hanno una funzione di registrazione dello schermo che è molto utile nella registrazione di comunicazioni, riunioni, ecc., durante una transazione commerciale.

5. Strumenti di collaborazione

Le aziende possono utilizzare il software online della data room come spazio di lavoro virtuale, ad esempio, gli utenti della data room possono lavorare su documenti condivisi e qualsiasi modifica apportata nel file verrà notificata a tutti i contributori.

I moderni VDR forniscono strumenti di audio e videoconferenza per aiutare le aziende a organizzare riunioni online Inoltre, le chat di gruppo e le chat dal vivo individuali sono altri utili strumenti di collaborazione nelle sale dati virtuali Poter collaborare in sicurezza è ciò che rende le sale dati virtuali una scelta preferibile per le aziende moderne.

Parting pensieri

Quando si tratta di archiviazione e collaborazione dei dati, le moderne sale dati virtuali vantano tutte le funzionalità di base per le avanzate che le rendono una risorsa desiderabile per qualsiasi azienda, oltre a ciò, sono un’opzione facile da usare e che consente di risparmiare sui costi, soprattutto, un VDR ti offre il controllo completo sui tuoi dati aziendali.

Se si considera l’utilizzo di una data room virtuale per la propria attività, condurre il confronto della data room, rivedere il set di funzionalità e prezzi della data room virtuale, e stabilirsi su una soluzione di archiviazione dati ottimale.