Secure Virtual Data Rooms: 5 domande frequenti

Contenuti sponsorizzati

Il mercato delle virtual data room è stato valutato 1,3 miliardi di dollari nel 2018 e si prevede che raggiungerà oltre 3 miliardi di dollari entro il 2026 Sì, la crescita del mercato VDR è fenomenale, ma le virtual data room sono soluzioni aziendali relativamente nuove che hanno guadagnato più fama durante la pandemia di Covid-19. Eppure, numerosi professionisti e aziende ancora non sanno molto sul software delle data room.

Le aziende, le piccole imprese, le imprese e i professionisti spesso vengono con domande diverse sul software online della sala dati Ecco le 5 domande più frequenti (top 5) e le risposte dettagliate a loro (details answer) per darvi un quadro più chiaro di una sala dati elettronica.

1. Cos’è una data room virtuale; a cosa serve?

Una virtual data room, comunemente nota come software per data room, è una soluzione aziendale multifunzionale basata su cloud Le virtual data room hanno tre funzioni principali, tra cui:

●         Repository dati. Ogni data room elettronica è essenzialmente un archivio di dati online in cui aziende, aziende, imprese, agenzie governative e professionisti possono archiviare documenti sensibili o utilizzati di routine Molte persone pensano che le data room siano limitate alle aziende, il che non è vero Professionisti, liberi professionisti o appaltatori indipendenti utilizzano le data room virtuali come archivi di dati sicuri.

●         Spazio di lavoro virtuale. In secondo luogo, una data room online viene utilizzata come spazio di lavoro virtuale dotato di pratici strumenti di collaborazione Le data room sono accessibili da remoto e gli utenti possono accedere, condividere, modificare, scaricare e stampare documenti in una data room da qualsiasi luogo Le data room virtuali consentono agli utenti di condurre riunioni online, avviare conversazioni di gruppo, lavorare su documenti condivisi, collaborare su diversi progetti, condividere aggiornamenti e quant’altro.

●         Stanza affare. Infine, le moderne data room virtuali come iDeals, Firmex, Merrill, ecc., vengono utilizzate come deal room virtuali in cui le aziende concludono transazioni commerciali complesse. Per questo motivo, i VDR sono comuni in fusioni e acquisizioni, transazioni immobiliari, IPO, audit, ecc.

2. Quanto è sicura una data room virtuale?

Le data room elettroniche non sono normali soluzioni aziendali; i fornitori certificati di data room virtuali le ospitano Questi fornitori di data room rispettano i severi standard locali e interni di sicurezza dei dati, tra cui FINRA, ISO27001, ISO 27081, SOC2 e le pratiche internazionali sulla privacy di Safe Harbor.

Inoltre, i servizi di data room di fascia alta impiegano più livelli di sicurezza (funzionalità di sicurezza) per fornire la massima protezione dei dati a diversi livelli. Ecco alcune funzionalità di sicurezza degne di nota nei VDR.

• Backup dei dati: con l’aiuto di un tunnel VPN crittografato, il fornitore della data room effettua una copia crittografata (backup) di qualsiasi documento caricato.
• Server multi-posizione: i fornitori di data room hanno più server in posizioni diverse; ciò riduce al minimo il rischio di perdita di dati dovuta a qualsiasi tipo di disastro.
• Verifica in due fasi: Una data room richiede a qualsiasi utente autorizzato di accedere con una password e un codice privato generato una tantum.
• Modalità“Fence View”: può essere utilizzato per limitare qualsiasi utente dalla modifica, stampa o download di qualsiasi documento, Inoltre impedisce screenshot e fotografia di quel particolare documento.
• Restrizioni di accesso: La gestione della data room può impostare autorizzazioni di accesso personalizzate per diversi utenti in base ai loro ruoli e responsabilità.

3. chi può utilizzare il software della data room?

Le sale dati virtuali sono adatte a professionisti e aziende di qualsiasi settore L’archiviazione sicura dei dati è attualmente un’esigenza universale di qualsiasi azienda nel mondo Il software per sale dati è attualmente al servizio di molti settori di attività, tra cui;

• Fusioni e acquisizioni
• Banca d’investimento
• Immobiliare
• Industria mineraria
• Sanità
• Offerte pubbliche iniziali (IPO)
• Raccolta fondi
• Legge
• Cooperazione freelance
• IT

4. cosa cercare in una data room virtuale?

La scelta di una data room virtuale dipende unicamente dalle esigenze aziendali, ma ecco alcuni elementi essenziali che non puoi ignorare:

1. Il fornitore della data room deve rispettare gli standard di sicurezza dei dati sopra menzionati.
2. L’accesso alla data room e le funzionalità di sicurezza dei documenti dovrebbero essere di prim’ordine.
3. La data room dovrebbe essere facile da configurare e facile da usare Scegli una data room che sia facile da navigare e che richieda un addestramento minimo.
4. Un’assistenza clienti robusta è una delle cose più importanti da considerare prima di scegliere un fornitore di data room Idealmente, cerca un’assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
5. Il prezzo della data room dovrebbe essere trasparente e ragionevole Assicurarsi che le funzionalità della data room giustifichino il prezzo Si consiglia vivamente di confrontare le data room virtuali in base a prezzi, funzionalità, recensioni online e assistenza clienti.
6. La modalità di distribuzione offerta da una data room dovrebbe soddisfare le tue esigenze Assicurati che un VDR supporti sistemi operativi comuni come Linux, Windows, iOS e Android.

5. Le data room virtuali sono soluzioni aziendali costose?

Le sale dati virtuali non sono costose; dipende dalle esigenze aziendali e dal tipo di funzionalità che stai cercando I fornitori di sale dati virtuali sono dotati di piani tariffari flessibili; puoi sceglierli in base alle tue esigenze aziendali Ad esempio, alcune sale dati virtuali addebitano fino a $ 5/utente/mese Alcuni fornitori offrono piani tariffari fissi.

D’altra parte, le data room ti aiutano a risparmiare denaro in diversi modi Le data room virtuali sono soluzioni senza carta in grado di ridurre al minimo i costi di carta, stampa, cancelleria e corriere.

Riassumendolo

Le sale dati virtuali non sono affatto costose; dipende da come si desidera utilizzarle e dal tipo di piano tariffario scelto, soprattutto, sono archivi di dati altamente sicuri in cui è possibile archiviare in modo sicuro i dati aziendali e il loro rapporto costo-efficacia e facilità d’uso le rendono una risorsa aziendale desiderabile.

Vuoi saperne di più sul software della data room? Scopri qui: datarooms-review.com.