主要 5 个虚拟数据室功能

赞助内容

随着越来越多的企业加入数字世界,服务提供商专注于创新以创造竞争优势。数据室供应商最初推出虚拟数据室作为安全的数据存储设施,但他们不断添加尖端功能,将VDR转变为完整的业务解决方案。

F在,在线数据室软件远不止于普通的数据存储库,我们要为你列出一些最好的虚拟数据室功能,其实在你选择虚拟数据室提供商之前,这些功能应该是你的优先考虑。

什么是数据室软件?

室(Electronic data room),或简称为数据室,本质上是一个在线数据存储库和一个虚拟工作空间,企业、企业、专业人士、政府机构使用虚拟数据室安全存储机密业务数据。

此外,随着在家办公的口号改变了全球商业领域的工作实践,组织开始使用虚拟数据室作为数字工作空间。从处理共享文档到在线共享文档再到参加团队会议,在线数据室拥有企业所需的一切,以确保员工与外部机构之间的协作。

5个虚拟数据室的主要特征

虚拟数据室功能可能因供应商而异,但这里是每个数据室必须具有的一些相对标准的功能。

1、文档管理

Virtual data rooms,简化资料储存与分享流程,让文件管理变得高度方便,资料室使用者可以轻松上传、存取、编辑、修改或分享档案,以下是一些值得一提的功能,让文件管理对你来说更顺畅。

• 拖放: 享上传任何文件的自由,而无需从文件夹群中定位,只需点击一个文件,握住它,拖动到VDR。
• 批量上传: 一次性上传多个文件。
• 标签: tag 或在任何文档中添加标签,以提高其可搜索性。
• 文本搜索: 借助关键字、短语或文件名搜索文件。
• 支持多种文件格式: 高端虚拟数据室提供商允许您上传不同格式的文件,请务必根据需要上传尽可能多的文件格式。
• 电子签名: 使用电子签名功能签署任何文件,这对于处理 VDR 业务交易非常方便,因为授权人员可以在线签署文件。

2、用户体验

当今的虚拟数据室服务侧重于通过以各种可能的方式为客户提供便利来增强用户体验。不同的 VDR 利用尽可能最佳的用户体验实践, 使事情变得简单、更方便。请查看这些功能:

• 文档查看器: VDR 文档查看器确保您不必使用其他应用程序来查看 VDR 中的文档。
• 支持多种操作系统: 现代数据室软件支持所有主要操作系统,包括 Windows、Mac、Linux、iOS 和 Android。
• 多语言格式: VDR供应商在全球范围内提供服务,他们提供不同语言的产品,大多数数据室都有超过10-15种语言版本。

3、安全性

数据保护是任何电子数据室的核心目标, 为此, 选择符合全球数据安全标准的认证服务提供商非常重要, 以下是VDR中一些值得注意的安全功能:

• 两步验证: 1个用户要经过两个步骤来验证身份,VDR往往需要用户通过发送到邮箱或手机的代码来验证。
• 文档访问控制: 用户可以撤销或授予对任何文档或文档的一部分的访问权限。
• 数据加密: 用户可以以加密形式发送文件—只有预期的接收者才能对其进行解码。
• 数字水印: 数字水印是解决版权问题的好方法,借助水印可以轻松追踪任何文件的原始创建者。
• 只看模式: 如果您不想让任何人下载、编辑或打印任何文档,您可以激活仅查看”。
• 远程清洗: Data room 管理可以随时移除设备(以及其中与 VDR 相关的内容),这有助于避免设备被盗或丢失时数据泄露。

4。跟踪和报告

跟踪数据室中的所有活动无疑是虚拟数据室最好的事情之一。数据室管理可以监控谁登录了、他们查看了何时以及查看了哪些文档,或者用户在数据室中花费了多少时间。除此之外,许多 VDR 具有屏幕记录功能,在记录业务交易期间的通信、会议等方面非常方便。

5、协作工具

企业可以使用在线数据室软件作为虚拟工作空间,例如数据室用户可以处理共享文档,文件中发生的任何更改都将通知所有贡献者。

Modern VDR 提供影音会议工具,帮助企业安排线上会议,而且群聊、一对一直播聊天是虚拟资料室其他有用的协作工具,能安全协作才是让虚拟资料室成为现代企业更可取的选择。

分离的想法

Data 存储和协作方面,现代虚拟数据室拥有所有从基础到高级的功能,这些功能使它们成为任何企业理想的资产,除此之外,它们还是一个易于使用且节省成本的选择,最重要的是,VDR 让您能够完全控制您的业务数据。

如果您考虑为您的业务使用虚拟数据室,请进行数据室比较、审查功能集和 虚拟数据室定价的,并确定一个最佳的数据存储解决方案。