5 Vorteile der Verwendung von Gmail für geschäftliche E-Mails auf einer eigenen Domain
Unternehmen prägen die Welt, indem sie ihre Marke den Kunden bekannt machen. Bei E-Mails ist es nicht anders, wo sie als Erweiterung ihrer jeweiligen Domains dienen können. Kommerzielle E-Mail-Dienste wie Yahoo Mail und Gmail sind heute zwei der beliebtesten Dienste.
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Allein Gmail hat derzeit eine Nutzerzahl von mehr als 1 Milliarde weltweit. Ich werde ausführlich auf die Vorteile eingehen, die die Nutzung der Business-Version als Teil Ihres Unternehmens zusammen mit einem exklusiven Domainnamen mit sich bringt.
Vorteile der Verwendung von Gmail/G Suite
Ich verrate Ihnen alles über Webhosts und E-Mail.
Viele Webhosting-Dienste auf der Welt bieten Unternehmern die Möglichkeit, über sie eine E-Mail-Adresse zu erstellen.
Mein Problem mit den von Webhostern bereitgestellten Diensten ist, dass sie auf veralteter Software wie PHP 5.6 laufen, die bereits 2014 verwendet wurde (seitdem gab es viele Änderungen).
Webhoster neigen auch dazu, die Preise zu erhöhen, was mich zum Nachdenken veranlasste. Dies ist einer der Gründe, warum E-Mail-Dienste von Drittanbietern wie Gmail, Edison Mail, Hop, Spark und Mailbird heutzutage weit verbreitet sind.
1. E-Mail-Besitz und Branding
Wie erhalten Sie eine kostenlose geschäftliche E-Mail? Es ist eigentlich ganz einfach: Meine Leute und ich haben uns bei Google Mail angemeldet, und wir konnten die Vergünstigungen nutzen, die mit der Anmeldung über den Dienst einhergingen. Sie müssen jedoch bedenken, dass alles, was kostenlos ist, Grenzen hat.
Wenn sich Leute bei Google Mail anmelden, erhalten sie eine private E-Mail-Adresse, was später zu potenziellen Problemen führen kann.
Ich habe mich entschieden, dieses spezielle Problem mit der G Suite zu lösen, da sie mir ein angemessenes Maß an Kontrolle über mein Geschäft gab. Die G Suite bietet Geschäftsinhabern wie mir und Ihnen die Möglichkeit, die administrative Kontrolle zu behalten, wenn jemand aus dem Unternehmen ausscheidet.
Sie können ihr Passwort sofort nach ihrer Abreise ändern. Wenn ein Kunde versucht, mit Ihnen zu kommunizieren, haben Sie einen Referenzrahmen, mit dem Sie arbeiten können, basierend auf der E-Mail-Korrespondenz zwischen Ihren Mitarbeitern und den Kunden. Es ist auch eine gute Praxis, private und geschäftliche E-Mails vollständig voneinander zu trennen.
Eine exklusive Domain, die an mein Unternehmen gebunden ist, hat mir geholfen, meine Marke für Menschen zu entwickeln, die mich nicht kennen. Dieses Branding hat das Vertrauen zwischen meinen Kunden und mir geweckt und es mir ermöglicht, jederzeit wieder mit ihnen Geschäfte zu machen, wenn sie die Dienstleistungen meiner Organisation benötigen. Außerdem macht es Interessenten neugierig und will mehr über mein Unternehmen erfahren.
2. Gruppieren Sie E-Mail-Adressen und E-Mail-Migration
Wenn Sie sich bei Google Mail anmelden, erhalten Sie die gmail.com-Erweiterung als Teil Ihrer E-Mail-Hinzufügung. Es mag schön und gut sein, aber nur die kostenlosen Funktionen zu verwenden, die mit dem Namen Gmail einhergehen, schreit nach einem Mangel an Eigenverantwortung und mangelnder Professionalität. Sie können einzelne E-Mails so konfigurieren, dass sie an andere Client-Service-Systeme wie Salesforce oder Zendesk weitergeleitet werden.
Die G Suite erleichtert auch die Migration von E-Mail-Daten von Ihren alten Webhostern auf die G Suite. Sogar ein völlig anderes E-Mail-System wie Yahoo Mail kann darauf migrieren.
3. Dokumentenfreigabe und kollaborative Funktionen
Google Docs ist das Programm der Wahl für einheitliches Dokumentenmanagement und Produktivität. Im Fall der Dokumentenfreigabe erleichterte dies meinen Leuten die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen über die G Suite und mich. Meine Mitarbeiter konnten an jedem Ort, an dem eine Internetverbindung vorhanden war, auf die Dokumente zugreifen.
Ich konnte auch die Kontrolle darüber behalten, mit welcher Iteration des Dokuments sie arbeiteten, und Mitarbeiter einfach entfernen oder hinzufügen. Der beste Teil davon? Mehrere Benutzer können gleichzeitig auf dasselbe Dokument zugreifen und es bearbeiten.
G Suite hat es meinem Team und mir auch erleichtert, über andere Apps hinweg zusammenzuarbeiten. Das Teilen von Kalenderereignissen, Videokonferenzen und zahlreiche andere Funktionen halten mein Geschäft am Laufen.
4. Dateieigentum und zuverlässige Speicherung
Über die G Suite unterliegen alle Google-Tabellen, -Dokumente und -Präsentationen ausschließlich der Kontrolle meines Unternehmens. Google Drive ist mehr oder weniger eine alternative Cloud-Backup-Lösung zu Dropbox. Ich habe eine Richtlinie implementiert, in der ich mein Team angewiesen habe, seine Dateien auf Google Drive zu sichern. Was ich festgestellt habe, ist, dass es die Kommunikation und den Arbeitsablauf auf ganzer Linie erheblich verbessert hat.
Google Drive reduziert die Notwendigkeit, externen Festplattenspeicher zu kaufen, um Ihre Dateien aufzubewahren. Außerdem entfällt die Notwendigkeit, sie vor Ort zu verwalten, da die Daten Ihres Unternehmens sicher innerhalb der Grenzen der Cloud gespeichert werden.
5. Cloud-Speicher und Sicherheit
Cloud-Speicherkapazitäten werden immer häufiger, da Unternehmen den Übergang von der Speicherung von Anwendungen und Daten über interne Netzwerke in die Cloud vollziehen. Die G Suite verdoppelt effektiv die Menge an Speicherplatz, die Benutzer auf Google Drive verwenden können (der Standardwert ist 15 GB pro Benutzer). Die Daten werden immer zahlreicher und nehmen mehr Speicherplatz ein, insbesondere wenn bei Unternehmen wie meinem, die Mitarbeiter haben, zusätzlicher Speicherplatz eine absolute Notwendigkeit ist.
Sicherheit ist auch von größter Bedeutung, um zu verhindern, dass Dateien gehackt oder gestohlen werden. Die G Suite hat mir durch die 2-Schritt-Verifizierung eine zusätzliche Schutzebene geboten. Diese Funktion ist erforderlich, um Ihre Cloud-Dateien sicher zu halten und wenn Ihr Unternehmen Google Drive als Sicherungsstandard verwendet. Ich weise mein Team darauf hin, dass es bei der Migration von Daten in die Cloud nie erkennt, welche sensiblen Daten synchronisiert werden.
Über die Admin-Konsole können Sie es für Ihr Team entweder obligatorisch oder optional machen, die Bestätigung in zwei Schritten für alle Mitglieder einzurichten.
Fazit
Abschließend habe ich Ihnen fünf Vorteile der Verwendung der G Suite und der Zuweisung eines eindeutigen Domainnamens erläutert, der als Teil Ihrer Marke dient. Die G Suite ist relativ kostengünstig und verfügt über eine Vielzahl von Funktionen und Diensten, von denen Ihr Unternehmen langfristig profitieren wird.
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