Due-Diligence-Checkliste für virtuelle Datenräume 2023
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Due Diligence ist ein ziemlich komplexer Prozess, wenn man ihn aus der Perspektive großer Unternehmen betrachtet. Dies wird derzeit nur durch den Einsatz von Anbietern virtueller Datenräume automatisiert, die einen erheblichen Einfluss auf moderne Geschäftsprozesse und die Gesamtleistung haben. Die meisten Unternehmen versuchen, diese Technologien in ihren Alltag einzuführen, oder zumindest in Situationen, die nur mit dem Prozess der Due Diligence oder späteren Transaktionen zusammenhängen. Die meisten Unternehmer kaufen virtuelle Datenräume, um komplexe Geschäftsvorgänge, wie beispielsweise Rechts- oder Finanzprüfungen, zu durchlaufen Fusionen und Übernahmen. Heute werden wir uns den komplexen Due-Diligence-Prozess ansehen, der vor den wichtigsten anderen Geschäftstransaktionsprozessen steht.
Die Bedeutung der Sorgfaltspflicht
Die Due Diligence umfasst alle Untersuchungen relevanter Fakten und Informationen durch Dritte, die sich auf das Unternehmen und die spezifische Transaktion beziehen. Nur so können sich beide Parteien von der Ehrlichkeit und Richtigkeit aller wechselseitig zur Verfügung gestellten Tatsachen überzeugen. Es hängt alles davon ab, welche Art von Transaktion der Due Diligence vorausgeht, aber in jedem Fall zielt das Ergebnis genau darauf ab, sicherzustellen, dass die Fakten und die bereitgestellten Dokumente ehrlich sind und die Realität widerspiegeln. Deshalb müssen Sie virtuelle Datenräume miteinander vergleichen, um die für Sie am besten geeignete Lösung zu finden.
Die Due Diligence zielt auch darauf ab, verschiedene Risiken und Fallstricke, die vor und während der Transaktion auftreten können, frühzeitig zu erkennen. Das ist eine Art Sicherheitskissen, das momentan immer zum Einsatz kommt. Es wird besonders aktiv in komplexen Prozessen wie Fusionen und Übernahmen eingesetzt, aber in Prozessen wie der Prüfung von rechtlichen und wirtschaftlichen Informationen wird es nicht seltener verwendet.
Sie können sich den Due-Diligence-Prozess so vorstellen, als würden Sie sich die Immobilie ansehen, die Sie kaufen möchten. Bevor Sie dieses Geschäft abschließen, sollten Sie die verschiedenen Aspekte der Immobilie, die Sie kaufen, sorgfältig prüfen, damit Sie in Zukunft keine Probleme oder unerwarteten Ausgaben haben.
Es ist interessant genug, etwas Neues zu lesen, das mit Hedgefonds zu tun hat, insbesondere wenn Sie in diesem Bereich Due Diligence durchführen. Wenn Sie die Geschichte darüber noch nicht kannten, sollten Sie sich vielleicht den Link ansehen: https://www.idealsvdr.com/blog/hedge-fund-history/.
Checkliste für die Sorgfaltspflicht
Die unten bereitgestellte Checkliste kann Ihnen die Gewissheit geben, dass Sie bereit sind, dieses ziemlich komplizierte Verfahren vor noch komplexeren wie Fusionen und Übernahmen oder anderen Geschäftstransaktionen zu durchlaufen.
- Als erstes sollten Sie prüfen, ob Ihr Datenraum alle Sicherheitsanforderungen erfüllt, die Sie benötigen. Wir sprechen über grundlegende Dinge wie Multifaktor-Authentifizierung, gute Datenverschlüsselung und die Möglichkeit, Wasserzeichen auf Dokumenten zu hinterlassen. Fragen Sie den Manager des Ihnen zur Verfügung gestellten VDR, ob seine Aktivitäten den in der Branche erforderlichen Vorschriften wie GDPR oder HIPAA entsprechen.
- Schauen Sie sich die Fähigkeit Ihrer Software für virtuelle Datenräume an, verschiedene Arten von Tools zu verwenden, um Ihr Team gut zu verwalten. Dies ist besonders wichtig, wenn es darum geht, die Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens zu aktualisieren. Sie müssen vollen Zugriff haben, um verschiedene Arten von Rollen und Berechtigungen hinzuzufügen, zu entfernen oder einfach zu verwalten.
- Sehen Sie sich die Möglichkeit an, Benutzeraktivitäten zu überwachen. Dies ist einer der wichtigsten Sicherheitspunkte, die Sie erhalten können. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter oder Dritte, die ebenfalls am Geschäftsvorgang beteiligt sind, ein Dokument gelöscht oder bearbeitet hat, wissen Sie, wer es zu welchem Zeitpunkt genau getan hat. Sie können dasselbe auf andere Dinge anwenden, die in Ihrem virtuellen Datenraum mit Ihrer Dokumentation passieren.
- Sie müssen sicherstellen, dass Ihr VDR im Allgemeinen verschiedene Arten von Tools für unterstützt Zusammenarbeit mit Dritten. Die meisten von ihnen haben es, aber sie achten trotzdem darauf, dass sie richtig funktionieren. Sie müssen verschiedene Kommunikationstools, Aufgabenplanung und Online-Bearbeitungsfunktionen für Dokumente ohne Konflikte mit anderen Mitarbeitern testen.
- Stellen Sie sicher, dass der VDR die Anpassung unterstützt, die zum Erstellen des ursprünglichen Wasserzeichens erforderlich ist.
- Jede Online-Datenraumsoftware sollte verschiedene Arten von Analysen bereitstellen, mit denen Sie Benutzeraktionen und die Leistung jedes Ihrer Mitarbeiter verfolgen können.
- Sie sollten auch sicherstellen, dass diese Unternehmenslösung rund um die Uhr über einen ausreichend guten technischen Support verfügt. Wir möchten Ihnen eine Freude machen, aber die meisten Beispiele für VDRs haben einen solchen technischen Support, und darüber hinaus funktioniert der Kundensupport perfekt, wenn Sie Ihre Mitarbeiter in einigen neuen notwendigen Dingen schulen müssen, die sich auf Datenraumdienste beziehen.
- Wenn Ihr Büro und Ihre Mitarbeiter Tools von Drittanbietern wie Microsoft Word oder Google Docs verwenden, sollten Sie darüber nachdenken, ob die entsprechende Integration in Ihrer Unternehmenslösung vorhanden ist.
- Studieren Sie sorgfältig die Bewertungen des Produkts, das Sie kaufen, und führen Sie Datenraumvergleiche durch. Die Mehrheit der Rezensionen enthält einen faszinierenden und wichtigen Abschnitt darüber, wie dieses Tool in realen Situationen funktioniert. Sie können Bewertungen ausschließlich nach dem Thema filtern, für das Sie sich verpflichten möchten.
Wenn Sie den gewünschten VDR nach diesen Kriterien übermittelt haben, können Sie sicher sein, dass Sie während der Transaktion und nach Vertragsabschluss mit dem Entwickler nicht in unangenehme Situationen geraten.
Zusammenfassung
Wie Sie diesem Artikel entnehmen können, ist die Due Diligence ein wichtiger Schritt, der optimiert und in manchen Situationen sogar automatisiert werden muss. Derzeit ermöglicht Ihnen der elektronische Datenraum, dies mit unglaublicher Genauigkeit und Leichtigkeit zu tun. Die Zeit, die Mitarbeiter mit dem Sammeln und Überprüfen von Dokumenten verbringen, wird jetzt unglaublich schnell und effizient freigesetzt, sodass sie sich auf wichtigere Aspekte des Transaktionsprozesses konzentrieren können. VDR-Entwickler gehörten zu den ersten, die die Bedeutung einer Technologie erkannten, die am besten zusammen mit sicherer Dateispeicherung funktioniert. Wir können es jetzt praktisch ohne besondere Unternehmensausgaben, aber mit ziemlich großen finanziellen Ergebnissen betrachten und nutzen.
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