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Die wahren Kosten von Gastarbeitern in Ungarn: versteckte Steuerfallen, die viele Unternehmen übersehen
Da multinationale Unternehmen ihre Niederlassungen in Ungarn ausbauen, werden konzerninterne Versetzungen (ICTs) – die Entsendung chinesischer, vietnamesischer, koreanischer oder mexikanischer Kollegen in lokale Tochtergesellschaften – immer häufiger. Doch was wie eine routinemäßige Personalmaßnahme aussieht, verbirgt oft ein komplexes Geflecht von Steuer-, Sozialversicherungs- und Verwaltungspflichten, auf das viele Unternehmen nicht vorbereitet sind.
Laut KPMG Hungary steht viel auf dem Spiel: Fehler können Prüfungen durch die ungarische Steuer- und Zollverwaltung (NAV), rückwirkende Zahlungsverpflichtungen und erhebliche Geldstrafen nach sich ziehen.
Die IKT-Vereinbarung – und wo es kompliziert wird
Im Rahmen einer ICT-Genehmigung (Intra-Corporate Transfer) bleibt der Arbeitnehmer offiziell auf der Gehaltsliste der ausländischen Muttergesellschaft. Die ungarische Tochtergesellschaft kann ihm nicht direkt ein Grundgehalt zahlen, sondern nur bestimmte Zulagen, wie z.B. eine Wohnbeihilfe. Sobald der Arbeitnehmer jedoch mehr als 183 Tage pro Jahr in Ungarn verbringt oder das ungarische Unternehmen als sein wirtschaftlicher Arbeitgeber gilt (beide Bedingungen gelten in der Regel bei langfristigen Entsendungen), unterliegt das aus dem Ausland bezogene Gehalt der ungarischen Einkommensteuer.
Darüber hinaus können auch ungarische Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Besteht kein gültiges bilaterales Sozialversicherungsabkommen mit dem Entsendestaat oder dauert die Entsendung länger als zwei Jahre, wird der Arbeitnehmer in das ungarische Sozialversicherungssystem aufgenommen und es müssen Beiträge entrichtet werden – in der Regel durch den ausländischen Arbeitgeber. Kommt der ausländische Arbeitgeber dem jedoch nicht nach, ist der einzelne Arbeitnehmer haftbar.
Besteht ein bilaterales Abkommen, kann sich der Arbeitnehmer von der ungarischen Sozialversicherung befreien lassen, indem er eine vom Entsendestaat ausgestellte Versicherungsbescheinigung vorlegt. Diese Bescheinigung muss den ungarischen Behörden vorgelegt und formell registriert werden – ohne diese Bescheinigung wird der ungarische Sozialversicherungsstatus automatisch festgestellt.
Vier kostspielige Fehler, die Unternehmen immer wieder machen
Selbst wenn die Regeln klar sind, sehen sich viele Unternehmen immer wieder mit den gleichen Problemen konfrontiert, die häufig bei NAV-Prüfungen auftauchen und zu rückwirkenden Steuer-, Sozialversicherungs- und Verwaltungsstreitigkeiten führen.
Falsche Einschätzung der steuerlichen Ansässigkeit
Unternehmen führen keine Reisetagebücher, versäumen es, Bescheinigungen über die steuerliche Ansässigkeit einzuholen oder geraten in Situationen, in denen Einkünfte in zwei Ländern gleichzeitig besteuert werden – was zu einer Doppelbesteuerung führt, die hätte vermieden werden können.
Übersehene Sozialversicherungsanmeldung
Die Beiträge werden nur im Heimatland des Arbeitnehmers gezahlt, während das ungarische Gesetz sie vom ersten Tag der Entsendung an verlangt.
Fehlende oder verspätete Anmeldungen
Die obligatorischen monatlichen und jährlichen Erklärungen werden verspätet oder gar nicht eingereicht, was zu Strafen und Verzugszinsen führt.
Falsche Einstufung des Beschäftigungsstatus
Inhaber einer IKT-Genehmigung können keinen ungarischen Arbeitsvertrag haben, und das ungarische Gastunternehmen kann ihnen kein ungarisches Gehalt zahlen. Die falsche Einstufung ihres Status birgt rechtliche und finanzielle Risiken für beide Parteien.
KPMG stellt fest, dass die Gehaltsabrechnungs- und Personalabteilungen das Problem einfach weiterreichen, weil “das Gehalt aus dem Ausland kommt”, und so die Verpflichtungen nicht erfüllen, bis eine Prüfung sie aufdeckt.
Ein entscheidender Unterschied: In Ungarn gibt es keine “Schattenlohnliste”.
Ein Detail, das viele multinationale Unternehmen unvorbereitet trifft: Ungarn kennt das Konzept der Schattenlohnsumme nicht. Das bedeutet, dass für Leistungen und Gehälter, die von der ausländischen Muttergesellschaft gezahlt werden, weder Einkommenssteuer noch Sozialversicherungsbeiträge im Rahmen der normalen ungarischen Gehaltsabrechnung einbehalten werden können. Besondere Verfahrensregeln müssen gesondert angewendet werden – und sich auf die routinemäßige bérszámfejtés (Lohn- und Gehaltsabrechnung) zu verlassen, um diese Verpflichtungen zu erfüllen, ist nicht ausreichend.
Was Unternehmen vor und während einer Entsendung tun sollten
KPMG skizziert eine Reihe von Schritten, die bei konsequenter Befolgung die häufigsten Compliance-Verstöße verhindern können.
Identifizieren und überprüfen Sie alle Mitarbeiter mit ICT-Berechtigung
Stellen Sie fest, in welchem Land jeder Mitarbeiter versichert ist und wie lange seine Entsendung dauern wird.
Prüfen Sie auf bilaterale Sozialversicherungsabkommen
Wenn ein Abkommen zwischen Ungarn und dem Entsendungsland besteht, lassen Sie sich die von den Behörden des Entsendungslandes ausgestellte Bescheinigung über den Versicherungsschutz aushändigen und formell registrieren.
Füllen Sie alle vorgeschriebenen ungarischen Unterlagen rechtzeitig aus
Dazu gehören die Anmeldung, die monatlichen Erklärungen zur Sozialversicherung und die jährlichen Steuererklärungen. Versäumnisse in diesem Bereich betreffen in erster Linie den einzelnen Arbeitnehmer und das aufnehmende ungarische Unternehmen.
Überwachen Sie die Entsendung laufend
Behalten Sie im Auge, wie lange die Entsendung schon läuft, und stellen Sie sicher, dass alle Verträge und Bescheinigungen aktuell bleiben, wenn sich die Umstände ändern.
Wenden Sie sich im Zweifelsfall an einen Spezialisten
Die ungarischen Vorschriften in diesem Bereich entwickeln sich ständig weiter und die Erwartungen werden immer strenger. Die Beschäftigung von Mitarbeitern mit einer IKT-Genehmigung – derzeit vor allem aus China, Südkorea und Vietnam – bietet echte geschäftliche Vorteile, birgt aber auch erhebliche administrative und finanzielle Risiken, wenn sie falsch gehandhabt wird.
KPMG empfiehlt Unternehmen, Berater mit Fachkenntnissen in den Bereichen Steuer-, Sozialversicherungs- und Einwanderungsrecht zu konsultieren, bevor sie eine Versetzung oder Entsendung einleiten. Eine erfolgreiche, risikofreie Zusammenarbeit erfordert eine bewusste Planung, aktuelles Wissen und eine gründliche Vorbereitung – nicht nur die übliche HR- oder Lohnbuchhaltungsroutine.
Dieser Artikel basiert auf einer Analyse von KPMG Ungarn. KPMG bietet Wirtschaftsprüfungs-, Steuer- und Beratungsdienstleistungen für ungarische und multinationale Unternehmen an und ist in 138 Ländern mit über 276.000 Mitarbeitern weltweit tätig.
Häufig gestellte Fragen – Die Steuern und Gastarbeiter in Ungarn
Does a foreign employee working in Hungary have to pay Hungarian income tax?
Yes, in most long-term posting situations. Once the employee spends more than 183 days per year in Hungary, or the Hungarian subsidiary is considered their economic employer, their salary — even if paid from abroad — becomes subject to Hungarian personal income tax. A double taxation treaty between Hungary and the sending country may provide some relief, but it does not eliminate the obligation to file and pay in Hungary.
Who is responsible for paying social security contributions in Hungary?
If no valid bilateral social security agreement exists between Hungary and the sending country, or if the posting exceeds two years, the employee enters the Hungarian social insurance system. In that case, contributions must be declared and paid by the foreign employer. If the foreign employer fails to do so, the liability shifts to the individual employee.
What is the certificate of coverage, and why does it matter?
If a bilateral social security agreement exists between Hungary and the sending country, the employee can be exempted from Hungarian social insurance — but only if a certificate of coverage issued by the sending country’s authorities is submitted to Hungarian authorities and formally registered. Without this document, Hungarian social insurance status is established automatically, even if contributions are already being paid abroad.
Can the Hungarian subsidiary pay a salary to an ICT-permit holder?
No. Under an ICT (Intra-Corporate Transfer) permit, the employee officially remains on the payroll of the foreign parent company. The Hungarian host entity cannot pay them a base salary or conclude a Hungarian employment contract with them. It may, however, provide certain specific allowances, such as housing support.
What happens if a company does not comply with Hungarian tax and social security rules for posted workers?
Non-compliance can lead to audits by Hungary’s National Tax and Customs Administration (NAV), retroactive tax and social security payment obligations, penalties, and late interest charges. The consequences primarily affect the individual employee and the Hungarian receiving entity. KPMG recommends consulting advisors with expertise in tax, social security, and immigration law before initiating any international posting.